Każdy dokument wpływający do jednostki administracji publicznej musi pozostawić ślad w stosowanym systemie ewidencji dokumentacji. Dlatego przy ogromie spraw prowadzonych w wielu urzędach niezbędne jest gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji w sposób przemyślany i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Z opracowania czytelnicy dowiedzą się między innymi, jak zbudowany jest wykaz akt, co należy wiedzieć, żeby sprawnie z niego korzystać, jak zorganizować skuteczny obieg pism w jednostce, jakie są praktyczne różnice między dziennikowym i bezdziennikowym systemem kancelaryjnym, a także czy warto wybrać Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.

Autor omawia szczegółowe zagadnienia związane z funkcjonowaniem w praktyce normatywów kancelaryjnych: instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej. Wyjaśnia zasady rejestracji dokumentów, znakowania spraw i prowadzenia ich metryki oraz podziału dokumentacji. Opisuje także procedury przekazywania dokumentacji do archiwów, późniejszego jej udostępniania oraz przechowywania w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem.

Opracowanie zawiera przykłady instrukcji, wzorów i formularzy przydatnych w organizacji systemów kancelaryjnych i archiwalnych. Jest przeznaczone dla pracowników administracji państwowej i samorządowej oraz innych instytucji publicznych, odpowiedzialnych za obieg dokumentów w jednostce.

Andrzej Regliński – doświadczony archiwista, kierownik oddziału Archiwum Państwowego. Autor publikacji z dziedziny archiwistyki i historii, regularnie prowadzi szkolenia dla administracji i firm prywatnych z zakresu postępowania z dokumentacją oraz kursy archiwalne I i II stopnia.

„Zarządzanie dokumentacją w urzędzie. Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt i instrukcja archiwalna w praktyce”
Autor: Andrzej Regliński

Spis treści
Wykaz skrótów
Słownik podstawowych pojęć
Wstęp

Rozdział 1.
Organizacja nowoczesnej kancelarii – rola normatywów kancelaryjnych

1.1.    Zarządzanie dokumentacją
1.2.    Rodzaje i funkcje normatywów kancelaryjnych
1.3.    Wewnętrzne przepisy jednostek administracji publicznej w sprawie postępowania z dokumentacją
1.4.    Rodzaje systemów kancelaryjnych

1.4.1.    Dziennikowy system kancelaryjny
1.4.2.    Bezdziennikowy system kancelaryjny
1.4.3.    Mieszany system kancelaryjny

1.5.    System tradycyjny
1.6.    System EZD

Rozdział 2.
Podstawy prawne i regulacje dotyczące normatywów kancelaryjnych

2.1.    Podstawowe przepisy prawa archiwalnego
2.2.    Podział dokumentacji

2.2.1.    Materiały archiwalne
2.2.2.    Dokumentacja niearchiwalna

2.3.    Wprowadzanie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych

Rozdział 3.
Instrukcja kancelaryjna

3.1.    Czynności kancelaryjne
3.2.    Zapisy instrukcji kancelaryjnej
3.3.    Obieg pism i przesyłek
3.4.    Rejestr przesyłek  
3.5.    Znak sprawy
3.6.    Gromadzenie i przechowywanie akt spraw

3.6.1.    Dokumentacja tworząca akta sprawy, dokumentacja nietworząca akt sprawy
3.6.2.    Metryka sprawy

3.7.    Archiwizacja

3.7.1.    Czynności poprzedzające przekazanie dokumentacji do archiwum
3.7.2.    Porządkowanie wewnętrzne

3.8.    Ewidencja dokumentacji

3.8.1.    Ewidencja tradycyjna (spis zdawczo-odbiorczy)
3.8.2.    Ewidencja elektroniczna (bazy danych)

3.9.    Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
3.10.    Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub reorganizacji

Rozdział 4.
Rzeczowy wykaz akt

4.1.    Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji
4.2.    Budowa rzeczowego wykazu akt
4.3.    Cechy dobrego wykazu akt

4.3.1.    Zgodność z wykazem akt typowych
4.3.2.    Poprawność merytoryczna i formalna
4.3.3.    Kompletność
4.3.4.    Stabilność
4.3.5.    Błędy w wykazach akt

Rozdział 5.
Instrukcja archiwalna

5.1.    Organizacja i zadania archiwum zakładowego

5.1.1.    Archiwum zakładowe i składnica akt
5.1.2.    Outsourcing
5.1.3.    Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt)

5.2.    Przyjmowanie dokumentacji

5.2.1.    Porządkowanie materiałów archiwalnych (kategoria A)
5.2.2.    Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B)
5.2.3.    Przejmowanie dokumentacji w EZD
5.2.4.    Wycofywanie dokumentacji

5.3.    Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji

5.3.1.    Ewidencja tradycyjna
5.3.2.    Ewidencja elektroniczna
5.3.3.    Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)

5.4.    Ochrona danych i udostępnianie dokumentacji
5.5.    Wyposażenie i materiały archiwizacyjne

5.5.1.    Regały archiwalne i pozostałe wyposażenie
5.5.2.    Pudła i opakowania archiwizacyjne

5.6.    Profilaktyka warunków przechowywania
5.7.    Brakowanie i niszczenie dokumentacji
5.8.    Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego  
5.9.    Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Wzory
Bibliografia