Jak efektywnie zarządzać archiwalną dokumentacją elektroniczną? W jaki sposób archiwizować dokumenty w systemie EZD? Komu należy udostępnić dokumentację znajdującą się w archiwum i kiedy można odmówić jej udostępnienia? Jakie informacje powinny się znaleźć w metadanych dokumentu elektronicznego?

Na te i wiele innych pytań odpowiada pierwsza książka na temat prawnych i technicznych rozwiązań wykorzystywanych w procesie archiwizacji dokumentów elektronicznych. Dzięki praktycznemu opracowaniu czytelnik pozna zasady archiwizacji na podstawie ustawy archiwalnej, ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz pozostałych przepisów w tym zakresie.

Autorzy opisują nowoczesne narzędzia stosowane w działalności archiwów, takie jak: systemy ZoSIA i SEZAM, bazy danych IZA, PRADZIAD, ELA czy standardy dotyczące archiwizacji. Podpowiadają, jaki nośnik wybrać, by zapewnić długotrwałe przechowywanie danych, i jak poprawnie archiwizować elektroniczną dokumentację medyczną.

Książka zawiera przydatne wzory instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej wraz z załącznikami. Jest skierowana do pracowników, którzy odpowiadają za archiwizowanie dokumentów w administracji państwowej i samorządowej oraz innych instytucjach publicznych.

Dr hab. Mariusz Jabłoński – profesor nadzwyczajny Uniwersytetu Wrocławskiego, radca prawny. Specjalista z zakresu dostępu do informacji publicznej, ochrony informacji w administracji oraz ochrony danych osobowych. Autor wielu publikacji, członek rady konsultacyjnej miesięcznika „IT w Administracji”.

Tomasz Radziszewski – praktyk zabezpieczania informacji m.in. w spółkach Skarbu Państwa, administracji publicznej, podmiotach prowadzących działalność leczniczą. Audytor wiodący ISO 27001, wykładowca przedmiotów związanych z ochroną informacji oraz ochroną danych osobowych.

„Prawne i techniczne aspekty archiwizacji dokumentów elektronicznych”
Autorzy: Mariusz Jabłoński, Tomasz Radziszewski

Spis treści
Wykaz skrótów

Wstęp

Rozdział 1. Rola i znaczenie archiwizacji informacji we współczesnym państwie

1.1.    Ewolucja technik gromadzenia, przechowywania i udostępniania informacji
1.2.    Archiwa a konstytucyjny obowiązek strzeżenia dziedzictwa narodowego

Rozdział 2. Wykorzystanie nowoczesnych technologii w zakresie organizacji i realizacji zadań w obszarze utrwalania, gromadzenia i przechowywania dokumentacji

2.1.    Międzynarodowe standardy dotyczące procesu archiwizacji, funkcjonowania archiwów i pracy archiwistów
2.2.    Nowoczesne techniki oraz formaty i ich wykorzystanie w procesie archiwizacji i funkcjonowania archiwów
2.3.    Nowe wyzwania w zakresie zapewnienia dostępu do zbiorów cyfrowych i elektronicznie archiwizowanych

Rozdział 3. Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum

3.1.    Ustawowe zdefiniowanie pojęcia narodowego zasobu archiwalnego
3.2.    Złożoność struktur powołanych do wykonywania zadań w obszarze archiwizacji na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
3.3.    Udostępnianie materiałów i dokumentów elektronicznych znajdujących się w państwowym zasobie archiwalnym
3.4.    Archiwalne procedury dostępowe a kwestia stosowania przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej
3.5.    Udostępnianie informacji publicznej w celu jej ponownego wykorzystania przez archiwa

Rozdział 4. Metadane jako kluczowy dla archiwizacji element struktury dokumentu elektronicznego

4.1.    Potrzeby społeczeństwa informacyjnego a dokument elektroniczny w przestrzeni publicznej
4.2.    Zakres podstawowy meta danych
4.3.    Potrzeba normowań dotyczących metadanych wspierających rozwój elektronicznego zasobu archiwalnego

Rozdział 5. Wymagania dotyczące informatycznego środowiska archiwalnego podmiotów publicznych

5.1.    Wymagania interoperacyjności
5.2.    Wymagania minimalne dla systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do celów kancelaryjnych i archiwizacyjnych
5.3.    Elektroniczny Zasób Dokumentacyjny jako platforma przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego

Rozdział 6. Przydatność nośników informatycznych dla długotrwałej archiwizacji

6.1.    Przydatność nośników informatycznych dla długotrwałej archiwizacji
6.2.    Wymagania dotyczące pomieszczeń oraz warunków przechowywania materiałów archiwalnych

6.2.1.    Wymagania normatywne związane z budową i eksploatacją pomieszczeń serwerowni
6.2.2.    Wymagania normatywne związane z budową i eksploatacją pomieszczeń archiwum zakładowego

Rozdział 7. Wymagania organizacyjne dotyczące archiwizacji dokumentów elektronicznych – praktyka kancelaryjna i archiwizacyjna podmiotów publicznych

7.1.    Tworzenie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej
7.2.    Zasady postępowania z materiałem archiwizowanym w formie elektronicznej w przestrzeni podmiotów publicznych

Rozdział 8. Perspektywa tworzenia, przechowywania i udostępniania elektronicznej dokumentacji medycznej

8.1.    Kluczowe problemy związane z archiwizacją elektronicznej dokumentacji medycznej
8.2.    Potrzeba nowych regulacji kształtujących zasady przetwarzania elektronicznej dokumentacji medycznej

Wzory
Bibliografia